Proces indeksacji ksiąg sądowych został uproszczony do maksimum i polega na odczytaniu i wpisaniu do przygotowanego arkusza odczytanego w księdze nazwiska oraz nazwy miejscowej.
Ponieważ w księgach sądowych nazwiska i nazwy miejscowe były wpisywane po polsku – indeksujący nie musi znać łaciny.
Arkusz do indeksacji ksiąg sądowych zawiera następujące kolumny:
lp (liczba porządkowa)
—> liczba porządkowa pozwala na określenie ilości i kolejności wpisów w poszczególnej księdze.
sygnatura księgi
—> sygnatura księgi jest wspólna dla całej księgi. Korzystamy z sygnatury nadanej przez archiwum w którego zasobie jest księga np 58
rok wpisu
—> rok wpisu – wpisujemy sam rok (nie wpisujemy daty dziennej sporządzenia aktu)
numer strony lub karty
—> numer strony jeśli księga posiada paginację (numerację) stron wpisujemy numer strony na której rozpoczyna się wpis np. 1, 2, 3 itd.
lub
—> numer karty jeśli paginacja jest wg. wzoru 1, 1v, 2, 2v, 3, 3v itd.
rodzaj aktu
—> rodzaj wpisu notujemy w brzmieniu oryginalnym (zwykle po łacinie) – jest on podany w nagłówku aktu np. Vulnera, Donatio itd.
nazwiska osób występujących w akcie
wpisujemy:
• zawsze wpisujemy tylko raz (jeśli nazwisko występuje kilka razy)
• kolejne wpisywane nazwiska oddzielamy przecinkiem
• zawsze w liczbie pojedynczej
• zawsze w formie męskiej
• zawsze w pisowni zapisanej w akcie
• pomijamy imiona
• nie wpisujemy nazwisk częściowych lub niepełnych
UWAGA! Wszelkie wątpliwości co do zapisu zaznaczamy stawiając na końcu znak zapytania. Znaki zapytania są wskazówką dla osoby weryfikującej – być może jej uda się odczytać zapis.
nazwy miejscowości występujących w akcie
wpisujemy:
• zawsze tylko raz (nawet jeśli nazwa miejscowości pojawia się w akcie kilka razy)
• kolejne wpisywane nazwy miejscowe oddzielamy przecinkiem
• nazwa miejscowości wpisujemy zawsze tak jak w akcie
• kilkuczłonowe nazwy miejscowości rozdzielamy myślnikami pomiędzy członami, np. Sienica-Klawy, Dąbrowa-Kaski
• nie wpisujemy nazw częściowych lub niepełnych
UWAGA! Wszelkie wątpliwości co do zapisu zaznaczamy stawiając na końcu znak zapytania. Znaki zapytania są wskazówką dla weryfikującego – być może jemu uda się odczytać zapis
uwagi
—> uwagi – w tym miejscu wpisujemy istotne dla genealoga-historyka informacje zawarte w akcie
Nazwę pliku zapisujemy według poniższego formatu:
nazwa księgi_sygnatura
nurska_grodzka_wieczysta_58.xlsx